Digitalisierung ist kein IT-Einkauf. Sie ist ein Kostenprogramm. Richtig geführt senkt sie Bearbeitungszeiten, Fehlerkosten und Kapitalbindung – und erhöht gleichzeitig den Durchsatz. Entscheidend sind drei Regeln: Kein Tool ohne Business Case. Klare Kennzahlen. Alte Wege konsequent abschalten.
Zeit runter, Fehler runter, Bestand runter. Das sind die drei großen Hebel.
TCO statt Listenpreis. Gezählt werden Gesamtaufwand, nicht nur Lizenzen.
90-Tage-Vorgehen. Erst wirksam, dann hübsch – und am Ende weniger Fixkostenrisiko.
Prozesszeit reduzieren: Automatisieren (Make, Zapier, Power Automate, RPA). Realistisch: 30–70 % weniger Bearbeitungszeit.
Fehlerkosten senken: Standardisierte Workflows, klare Freigaben → 20–60 % weniger Nacharbeit, Rückfragen, Gutschriften.
Bestände kürzen: Bessere Dispo/Forecasts → weniger Sicherheitsbestand, weniger Fläche.
Einkauf optimieren: E-Procurement, automatischer Preisvergleich, Bündelung → bessere Konditionen, Skonto sichern.
Overhead schlank machen: DMS, E-Signatur, Self-Service-Portale → HR, Vertrieb, Service entlasten.
IT-Kostenrisiko flexibilisieren: Weg von CapEx zu skalierbarem Opex – zahlen, was genutzt wird.
Durchlaufzeit verkürzen: Mehr Umsatz pro Kopf bei gleichen Fixkosten.
Zählen Sie Total Cost of Ownership (TCO):
Direkt: Lizenzen, Implementierung, Schulung.
Indirekt: Arbeitszeit, Wartezeiten, Nacharbeit, Medienbrüche, Ausfallzeiten.
Risiko/Opportunity: verspätete Lieferungen, entgangene Aufträge, DSGVO-Risiken, verpasste Skonti.
Wenn Zeit + Fehler + Kapitalbindung mehr einsparen als die Abo-Kosten kosten, sinken Ihre Gesamtkosten. In gut geführten Projekten ist das die Regel, nicht die Ausnahme.
8 Mitarbeitende sparen pro Vorgang 30 Minuten durch Automatisierung. Lohnkosten 30 €/h, 220 Arbeitstage/Jahr.
Zeitersparnis/Jahr: 8 × 0,5 h × 220 × 30 € = 26.400 €
Fehlerkostenersparnis: 200 Fehler × 20 € = 4.000 €
Gesamtnutzen: 30.400 €/Jahr
SaaS + Implementierung (Jahr 1): 6.000 €
→ Nettoersparnis Jahr 1: 24.400 € | Payback: ~2,4 Monate | ROI: ~407 %
Order-to-Cash: Angebotsgenerator, E-Signatur, automatische Rechnungsstellung & Zahlungseingangsmatches → schnellere Zahlung, weniger Rückfragen.
Procure-to-Pay: OCR, Drei-Wege-Abgleich, regelbasierte Freigaben → Skonto sichern, Buchhaltung entlasten.
Service: Self-Service-Portal, Wissensdatenbank, KI-Assistenten für Standardanfragen → weniger Tickets, höhere Erstlösungsquote.
HR/Onboarding: Digitale Verträge, Schulungsflows → schneller produktiv, weniger Admin.
Planung/Logistik: Forecasting, Tourenplanung, Slot-Management → weniger Leerfahrten, geringere Lagerkosten.
“Keine Zeit für Projekte.” Starten Sie mit einem 2-Tages-MVP an der engsten Stelle. Die gewonnene Zeit finanziert den Rest.
“Tools sind teuer.” Teuer ist weiter manuell arbeiten – jeden Monat. Lizenzen sind variabel und kündbar.
“Change ist schwer.” Richtig. Deshalb Standards + Rollen + Checklisten. Tools erzwingen Disziplin, Führung hält sie.
Hot-Spot wählen: Wo stauen sich Vorgänge? Wo entstehen Fehler?
Baseline messen: Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit, Fehlerquote, DSO, Bestandstage.
MVP in 10–15 Tagen: Workflow digitalisieren, Schnittstellen (ERP/CRM/Shop/Finance) anbinden, DMS/Signatur integrieren.
4-Wochen-Pilot: Wöchentlich Metriken prüfen, Engpässe beheben.
Rollout & Cutover: Schatten-Excel, E-Mail-Freigaben, Papier abschalten – mit Datum und Verantwortlichen.
Monatliches Kosten-Controlling: Kennzahlen in die Geschäftsführung, nicht in die IT.
Zielkosten je Vorgang festlegen und monatlich reporten.
Kill-Liste für nutzlose Schritte/Tools – quartalsweise ausmisten.
Prozess-Owner benennen (klar, nicht “alle ein bisschen”).
Vertraglich flexibel bleiben: kurze Laufzeiten, modulare Pakete, Exit-Klauseln.
Tool-Wildwuchs: Einzellösungen → Kernsystem + Automations-Layer standardisieren.
CSV-Hölle: Manuelle Exporte → API-first, Events statt Files.
Dokumente im Kernprozess: PDFs nur am Rand → Daten statt Dokumente verarbeiten.
Unklare Rechte: Rückschleifen → RACI + feste Freigaben.
Je Prozess: Business Case mit €-Nutzen, €-Kosten, Payback
3–5 Kennzahlen (Zeit, Fehler, DSO, Bestandstage, Kosten/Vorgang)
Automations-Roadmap: 90 Tage / 6 Monate / 12 Monate
Altwege abschalten – verbindlich
Monatliches Review in der GF-Runde
Klartext: Digitalisierung erhöht Kosten, wenn sie als Einkaufszettel betrieben wird. Sie senkt Kosten, wenn sie als konsequente Prozesssanierung geführt wird – mit harten Zahlen, kurzen Zyklen und null Toleranz für Spielzeug.